Här har vi sammanställt information om föreningen Kooperativet Vännerstaskolan och hur Kulturhuset Skolan fungerar!
Hur funkar denna förening och hur använder vi Kulturhuset Skolan?
För att vår förening och Kulturhuset Skolan ska må bra och användas på ett ansvarsfullt och härligt sätt förklarar vi här hur vi organiserat oss och hur saker och ting fungerar!
Rutiner och ”regler” ändras givetvis över tid – baserat på vad som funkar bra och mindre bra. Alla medlemmar kan lyfta problem och komma med förslag – vi försöker ”snälltolka” varandra och samarbeta.
Kooperativet Vännerstaskolan – fastighetsägare till Kulturhuset Skolan
Kooperativet Vännerstaskolan är namnet på den ekonomiska förening där man är medlem. Läs gärna stadgarna och mer om hur man blir medlem här. Denna förening är fastighetsägare till Vännersta 101 – dvs. Kulturhuset Skolan med tillhörande tomt. Detta innebär att alla medlemmar i föreningen är delat fastighetsägare. Vi äger tillsammans Kulturhuset Skolan.
För att driva denna förening och sköta våra åtaganden som fastighetsägare, hyresvärd behövs en del formella och informella rutiner.
Föreningens styrelse, valberedning och årstämma
Vi har en Styrelse bestående av 5-9 ledamöter. Styrelsen sköter den formella administrationen av att driva denna förening – så som styrelsemöten, årsmöten, löpande betalningar, bokföring/redovisning, antagande av nya medlemmar, administration av medlemsregister och medlemsinsatser, längre uthyrningskontrakt, tillstånd och kontakt med myndigheter, frågor (t.ex. större inköp, investeringar, avtal) som kräver styrelsens formella beslut, samt formell extern och intern information från föreningen.
Styrelsens ledamöter väljs på ett år i taget och valberedningen ansvarar för att föreslå styrelse till kommande år, i samband med årsstämman som sker under mars-april. Årsstämman är det formella årliga mötet alla medlemmar samlas för att fatta beslut, godkänna verksamheten och välja styrelse.
Arrangerade medlemsträffar
För att resonera och planera för föreningens verksamhet bjuds alla medlemmar in till Medlemsträffar. Dessa kan vara mer eller mindre planerade i detalj, men i grunden handlar det om att ses så många som möjligt för att resonera kring förslag och komma fram till viktiga beslut som behövs. Det är viktigt att vara med på dessa om du känner att det är något ämne som är angeläget för dig.
I samband med Årsmötet har vi en Medlemsträff direkt efter för att ta prata igenom mer än vad som ryms inom den formella dagordningen under Årsmötet.
Medlemsträffarna fyller också en viktig social funktion i föreningen – vi får möjlighet att lära känna varandra bättre, har roligt tillsammans, kanske hitta nya medlemmar att göra roliga saker med i Skolan!
Utöver de arrangerade medlemsträffarna sker ofta spontana inbjudningar, så som middag på Skolan, träff för att tag i en uppgift osv. Dessa sker spontant och alla är välkomna att bjuda in och fixa!
Ansvarsgrupper – Go-To-grupper för olika frågor/behov
Utöver den mer formella styrelsen med tillhörande valberedning och årstämma har vi följande informella ansvarsgrupper – för att få saker att hända!
Fastighet & underhåll – ansvar för att veta hur fastigheten mår – var det finns åtgärdsbehov, vad som behöver prioriteras mm. Med fastigheten menas hela stora huset, hela tomten och utomhusscenen.
Uthyrning & arrangemang – ansvar för gällande hyreskontrakt, kontakt med hyresgäster, ta emot bokningar och förfrågningar kring arrangemang i Kulturhuset Skolan och olika form av upplägg för det.
Kommunikation – ansvar för hemsida, sociala medier, dokumentera/fotografer det som sker i huset
Medlemsgrupp – för att ordna medlemsträffar.
Kök- och Kafégrupp – ansvar för att se till att Köket håller den nivå som krävs för att driva Kafé. Planering för Kaféverksamhet, vid olika tillfällen under året – långa eller korta perioder.
Grupperna har oftast en chat där alla medlemmar är välkomna att vara med.
Användning av lokaler för medlemmar
Som medlem i föreningen har du möjlighet att åka till Skolan när du vill. De gemensamma lokalerna – dvs. nedre plan (stora salen, backstage, kök+de två serveringsrummen) är fria att använda fritt så länge de inte är bokade. Om man har behov att vara i fred, arrangera något så ska man boka någon av dessa lokaler. Se prislistan under uthyrning för priser för respektive yta. I kalendern kan du se alla bokningar.
När en lokal är bokad respekterar vi den aktiviteten – vi är givetvis välkomna att gå in i Skolan men beroende på aktivitetens karaktär kan vi behöva anpassa ljudnivå mm. Detsamma gäller den som hyr – även där respekterar vi övriga hyresgäster och tider på dygnet. Dock är huset främst ett aktivt Kulturhus – dvs. ett hus för att låta saker hända – låta, synas, märkas! Kommunicera gärna med varandra och de som finns i huset.
Viktigt! Om det pågår ett arrangemang i huset med entréavgift behöver alla vi medlemmar respektera detta – vi har alltså ingen gratis-entré till medlemmar – däremot uppmuntras alla som arrangerar något i huset att ge medlemsrabatt till Skolans medlemmar – detta ger fler besökare och fler i huset som kan berätta för gäster om Skolan, föreningen och hur huset fungerar och var saker finns.
Kom ihåg att städa undan, tömma sopor och torka av bord mm. när du lämnar.
Boka och hyra lokaler i Kulturhuset Skolan
Under fliken uthyrning finns en prislista för medlemmar, och en prislista för icke-medlemmar. Du bokar genom att först kontrollera kalendern att det är ledigt – sen skickar du en Bokningsförfrågan, alt. ber någon som har access till kalendern att lägga in din bokning. Betalning sker genom att du får en faktura.
Viktigt att du skriver Vad bokningen avser – Namn på aktiviteten, vilken lokal, vilka tider, samt vem du är som bokar och därmed ska få fakturan. Om du har en länk till ditt event – lägg gärna in den också – så kan de som kollar i kalendern läsa mer.
Långtidsuthyrning – Hyra egen ateljé, kontor, förråd i Skolan
Det finns lokaler i Kulturhuset Skolan som kan hyras på längre tid, med ett överenskommet hyreskontrakt med månadsvis betalning. Hör av dig till Uthyrningsgruppen så får du ett förslag på hyresavtal med rätt pris för långstidsuthyrning.
Om det inte finns några lediga lokaler, hör av dig ändå – då vet vi att det finns ett intresse och vi kan se hur det kan gå att lösa, alt. om någon nuvarande hyresgäst är beredd att ändra/byta utrymme.
Arrangera händelser (långa och korta) i Kulturhuset Skolan
Det finns enkelt beskrivet två upplägg för att arrangera något.
Evenemang i egen regi – du/din förening/ditt företag är huvudarrangör. Du/Ni hyr Skolans lokaler och betalar en hyra för detta. Du/Ni bestämmer själva hur upplägget ska se ut, både ekonomiskt och praktiskt. Eventuella arvoden, gage, entréavgifter, intäkter/utgifter kopplat till evenamanget hanteras av dig/Er. I korta drag kan man säga att alla intäkter och utgifter hanterar Du/Ni, inte föreningen Kooperativet Vännerstaskolan.
Detta alternativ ger dig lite mer flexibilitet, du kan själv bestämma över vilka ekonomiska risker ett arrangemang ska ta, vinst eller förlust hamnar hos dig. Kanske är det viktigt att din verksamhet/förening arrangerrar denna typ av event, dvs. att du/Ni är arrangörer.
Om ni önskar ha en servering under evenemanget, och inte vill stå för detta själva, så kan ni fråga Kök- & Kafegruppen om de har möjlighet att hålla Skolans Kafé öppet. De hanterar då serveringens försäljning med Skolans egna kassa.
Evenemang i Skolans regi – Kopperativet Vännerstaskolan är huvudarrangör. Du eller kanske en grupp av fler medlemmar arrangerar något i Skolans namn. Ni betalar då ingen hyra till Skolan men det är bra om evenemanget genererar någon slags intäkt motsvarande hyreskostnaden om ni hade hyrt lokaler. Det kan vara i form av kaféförsäljning, entréavgifter, arbete som utförs av deltagare (t.ex. renoveringsaktiviteter/fix på huset). Det är viktigt att upplägget för evenemanget inte riskerar en ekonomisk förlust för Skolan. Resonera gärna med kassören eller uthyrning- & arrangemangsgruppen för lämpliga upplägg.
Detta alternativ passar när flera medlemmar vill vara med och hjälpa till, det finns inte så stor ekonomisk risk – det kanske handlar om att öppna Kaféet och ha ett tema för dagen, t.ex. Pysselcafé. Det fungerar även för större arrangemang, men där krävs en genomarbetad budget så att Skolan inte riskerar att en förlust – då finns det möjlighet att även planera i förväg för hur en sådan förlust ska haneras, t.ex. reducerade arvoden, gage, förlustsponsor mm.
Skolans kök och kaféverksamhet
Skolans kök är registrerat som livsmedelsanläggning hos Kramfors Kommun. Det innebär att vi har vissa skyldigheter kring regler, framför allt kring hygien. Kommunen kan göra tillsyner för att kontrollera att vi följer dessa regler. Därför är det viktigt att alla som använder köket vet hur det är tänkt att användas, var smutsiga råvaror och smutsig disk går in, var rena tallrikar och mat som ska serveras går ut, var diskning sker osv. Det finns en flödesbeskrivning för detta. Prata gärna med Kök- och Kafégruppen.
Den stora kylen + frysen i köket får endast användas av Skolans kaféverksamhet. Den lilla kylen kan användas av medlemmar, med delat ansvar att hålla den ren, fräsch och slänga det som inte används.
Sopor ska alltid tömmas efter använding av Köket – även matrester och återvinning.
Kafégruppen har ibland frysta matportioner och kakor som man kan köpa – då används Skolans Self-service kassa.
Som medlem har du alltid 25% rabatt när Skolans kafé är öppet!
Marknadsföring och kommunikation om evenemang
Om du arrangerar ett evenemang i egen regi så är det viktigt att du/din verksamhet själv står som huvudarrangör för evenmanget, t.ex på Facebook eventet, på affischer, i kommunikation. Skriv gärna att det är i samarbete med Skolan, ta gärna med Skolans logga. Du ansvarar själv för att sprida, dela, nå ut med din marknadsföring.
Om Skolan arrangerar ett evenemang, dvs. Skolan är huvudarrangör så kan Skolans Facebook-konto användas för att skapa event på facebook. Kommunikationsgrupper har access till kontot och kan fixa detta. Kommunikationsgruppen hjälper även till att lägga ut eventet i grupper, dela, osv, men alla som hjälper till att dela och sprida är välkommet!
Bidrag och stöd från externa aktörer, sponsorer
Det finns många olika sorters ekonomiska stöd och bidrag som kan passa både Skolan som fastighet, den utrustning och den verksamhet vi har, samt för enskilda evenemang. Om du funderar på eller vill ansöka om bidrag och stöd, prata med styrelsen innan du skickas in en ansökan. Det är viktigt att kontrollera att en ansökan in krockar med en annan planerad eller pågående ansökan. Det fösöker vi i så fall lösa!
Detsamma gäller sponsorskap eller gåvor från externa aktörer. Det kan finnas en planerad insamling på gång, eller pågående dialoger som kanske krockar med varandra.
Givetvis är det jättebra att många medlemmar undersöker möjligheter för ytterligare finansiella muskler – låt oss synka detta så gott det går!
Sopor, återvinning och skräp som ska till återvinningscentralen
Det finns soptunnor lite här och där inne på Skolan och utomhus. Dessa bör tömmas ganska omgående – det är bättre att tömma direkt efter att man använt Skolan än att låta nästa person/gäng börja med att tömma sopor. Vi försöker undvika principen ”Nån annan får ta det”.
På baksidan av huset finns kärl för sopor, matavfall, papper, plast, metall, batterier/glödlampor.
En av våra hyresgäster ansvarar för att dra soptunnorna till vägen varannan vecka, samt köra återvinningen – men vi kan givetvis hjälpa till om vi t.ex. ser tomma tunnor nere vid vägen – då ska de upp.
Övernattning i Skolans lokaler
Kulturhuset Skolan har en lägenhet som används för längre övernattningar och boende. Om Du eller någon du känner vill övernatta/bo en längre tid där, hör av dig till uthyrningsgruppen eller styrelsen.
Om du/gästen/gästerna vill sova enstaka nätter kan gästen/gästerna själva betala en övernattningsavgift via Skolans Self-service kassa. Priset är per person och dygn.
Föreningens delade digitala material
Föreningen har en Gdrive, där finns foldrar för olika projekt, planlösning, hyreskontrakt, dokument och mötesprotokoll mm. Säg till om du vill ha tillgång till driven.
Ska jag känna dåligt samvete för att jag nästan aldrig är på Skolan och hjälper till med något som behöver göras?
Nej – absolut inte! Vi vet att en del av våra medlemmar inte bor i området, eller kanske inte ens besöker området ofta – då är det svårt att ha möjlighet att bidra med fysisk aktivitet. Däremot kanske man stöttar och peppar, sprider ordet kring arrangemang, rekommenderar Skolan och det som händer i sitt nätverk osv.
Om du känner att det är något du borde göra – fundera på när det skulle kunna passa, om du vill ha hjälp eller vara ett gäng – det är ofta någon som hakar på!
Hur fungerar ansvarsgrupperna? Måste jag vara med i en?
Gruppernas sätt att kommunicera är lite under utformning i dagsläget. En del har en chatt, en del ses ibland. Om du vill vara med i en grupp så prata gärna med någon, skriv i Medlemschatten så löser det sig.
Nej du behöver inte vara med i någon ansvarsgrupp, men kanske kan det vara roligt att ha lite insyn inom något område och vara med och fundera på hur vi bäst gör saker.
Kan jag ta med en kompis till Skolan och visa runt, kanske äta middag där?
Självklart! Det är din Skola!
Om det är något evenmang på Skolan och delar av Skolan är bokad så får ni helt enkelt anpassa er, kanske komma tillbaka en annan dag om det krockar. Om köket är bokat eller används för Skolans Kafé så kan ni inte använda köket. Det finns även två micros på övervåningen om ni vill värma.
Som vi beskrivit lite längre upp – Kom ihåg att respektera entréavgiften om det är ett pågående arrangemang som ni bestämmer er för att delta i.
Jag och några bekanta ska ses och planera ett projekt – måste vi boka lokaler för att vara på Skolan?
Nej, men ni får anpassa er till andra som är och kommer till Skolan, alt. har bokat vissa lokaler. Om ni inte bokat lokal så får ni acceptera att andra kommer, kanske spelar musik, bygger, fixar och trixar osv. Om ni bokar lokalen behöver alla respektera att ni bokat och i bästa mån det går inte störa. Dock är det ett Kulturhus med mycket aktiviteter som kan pågå samtidigt, vi får respektera varandra.
Vem får hyra lokaler i Kulturhuset Skolan? Måste man vara medlem?
Som medlem hyr man lokaler till medlemspris. Stödmedlemmar och icke-medlemmar hyr lokaler till icke-medlemspris.
Skolan hyr inte ut till arrangemang eller aktörer som går emot Skolans stadgar. (Föreningen Kooperativet Vännerstaskolan är religiöst och partipolitiskt obunden samt tar avstånd från rasism och varje annan form av diskriminering.)
För långtidsuthyrning behöver Du vara medlem i Kooperativet Vännerstaskolan.
Får jag använda instrumenten och PA-systemet i stora salen och backstage?
Ja – under eget ansvar. Om du har barn med dig så ansvarar du för att barnen använder instrumenten och PA-systemet på rätt sätt. Du ansvarar också för att allt återställs korrekt och slås av .
När PA-system används för evenemang, dvs. bokas, tas en extra PA-avgift ut. Detta gör vi för att skapa en buffer för inköp av trasiga delar, ersätta det som behövs mm.
Jag är med och arrangerar ett event i Skolans regi – måste jag betala för att äta? Måste jag betala entréavgift?
Detta bör ni som arrangerar bestämma innan eventet startar. Det kan vara viktigt att ha en uppfattning om hur många som kommer få gratis mat och gratis entré och vad som gäller för att få det. Volontärer som åtagit sig en liten enklare uppgift kanske kan ges rabatt på mat och entréavgift. Bestäm detta innan och var supertydlig med vad som gäller.
Jag har hyrt lokal i skolan och ska arrangera ett event – jag kommer ta entréavgift – får jag behålla vinsten av eventet själv?
Ja självklart! Skolan hyr ut lokalen till dig och får därmed betalt för användning av lokaler och utrustning. Eftersom du själv arrangerar och lägger ner tid och arbete ska du givetvis behålla eventuell vinst själv.
Jag tycker att något skaver i denna förening, det finns oschyssta beteenden och/eller orättvis behandling – vem ska jag vända mig till?
Om du märker att detta inte går att hantera i kommunikation med inblandade ska du meddela styrelsen. Vår förening och Kulturhuset Skolan ska vara en trygg plats, med respektfulla relationer, där alla ska känna sig trygga och behandlas schysst.
Om du tycker att något i föreningens rutiner och kommunikation inte fungerar som det ska – ta det gärna med respektive ansvarsgrupp, eller med styrelsen så kan dina observationer leda till förbättringar.